Elektronisk arkiv og beredskapsvarsling

Mest mulig informasjon tilgjengelig for alle

De fleste aktuelle dokumenter, som postlister og politiske saksdokumenter, ligger tilgjengelig for innsyn på kommunens nettsider. Det er selvsagt noen dokumenter som er unntatt offentlighet. Men det aller meste av informasjon - så mye som mulig - blir lagt ut for innsyn.

Kommunene har en del lover og regler å forholde seg til, når det gjelder hvilke dokumenter som skal graderes. Men i Rindal kommune ønsker man å gjøre mest mulig informasjon tilgjengelig for alle. Kommunen mottar dokumenter på e-post, i vanlige brev, eller som digitale skjema. Brev fra andre offentlige etater kommer også som digitale brev. Dette er ganske nytt. Alt går nå direkte inn i saks- og behandlingssystemet. Prosessen har blitt enklere, og sikkerheten er også enda bedre ivaretatt.

Faktisk er det slik at alle dokumenter i utgangspunktet unntatt offentlighet, helt til det blir markert som offentlig tilgjengelig. Dette er en ekstra sikkerhet. Det tar tre dager fra kommunen mottar en henvendelse til den blir gjort offentlig. Dette er bl.a. for å sikre at dokumenter unntas offentlighet dersom det er nødvendig.

Mange følger med på postlista

Mange av kommunens innbyggere er jevnlig inne på postlista, som ligger lett tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Alt er tilgjengelig i 90 dager før det forsvinner fra postlista. Men også etter den tid kan man få innsyn ved å henvende seg til kommunen. Nå ligger alt lagret digitalt, og det er derfor enkelt å hente det fram igjen.

Slik ser Rindal kommunes postliste ut. Noen dokumenter er unntatt offentlighet av ulike årsaker. Dette reguleres av lovverket.
 

- Nabokommunene våre har postlister der man må be om innsyn i hver enkelt sak, men på våre nettsider kan du gå rett inn på saka, forklarer Vibeke Langli, som er leder for stabsenheten i Rindal kommune. Dette er et bevisst valg fra kommunens side. Andre kommuner må bruke ressurser på å behandle henvendelser om innsyn. 

Fullelektronisk arkiv fra 2016

I kjelleren på kommunehuset, i det som en gang var bankhvelvet til Rindal Sparebank, har Rindal kommune sitt papirarkiv. Her ble alle dokumenter arkivert t.o.m. 2015. Det finnes også mye fra tidligere tider, blant annet gamle bøker og protokoller fra tida da man skrev med penn og blekk. Snart skal arkivet gjennomgås, blant annet for å finne ut hva man bør ta ekstra godt vare på. Nå brukes papirarkivet bare for å hente fram eldre informasjon.

I 2016 gikk kommunen over til fullelektronisk aktiv, dvs. at alt er lagret digitalt. Brev på papir som kommunen mottar blir scannet, og papirversjonen oppbevares bare en kort stund før den makuleres. Vibeke Langli forklarer at det er kun dokumenter som omhandler økonomiske forpliktelser som tas vare på i papirform.

Mange dokumenter av eldre dato oppbevares i kommunens egen papirarkiv. En del dokumenter, både på papir og digitalt, oppbevares hos fylkesarkivet, IKA Møre og Romsdal, i Ålesund.
 

Beredskapsvarsling og rask informasjon til innbyggerne

Informasjonsrådgiver Tove Schei forteller at kommunen nylig har fornyet sin ROS-analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse). Der analyseres hendelser som kan inntreffe i Rindal. Ved ulike hendelser som behov for evakuering, stengte veier o.l. vil det være behov for å kunne varsle innbyggerne, eller en del av innbyggerne, raskt og effektivt. Rindal kommune har derfor skaffet seg et digitalt verktøy som er svært effektivt til slikt bruk: Varsling 24

Varsling 24 kan sende ut SMS-varsel til alle innbyggerne, eller et bestemt utvalg av innbyggere. For de få som ikke har mobiltelefon sendes varselet som talemelding på fasttelefon eller som e-post. 

Med Varsling 24 får kommunen ut varsel så fort som overhodet mulig. Dette er betryggende for innbyggerne også.

SMS-varsel til grupper

Tove Schei forklarer at SMS-varslingen kan sendes ut til bestemte grupper.

Gruppevarsling: F.eks. er beredskapsgruppa i kommunen lagt inn i systemet som en egen gruppe. Medlemmene i beredskapsgruppa kan da få samme SMS-varsel samtidig. En slik gruppe kan også f.eks. være de pårørende ved sykehjemmet.

Adressevarsling: En gruppe kan velges ut etter adresse. F.eks. mellom to husnr. i en bestemt veg. Det kan være aktuelt ved feil på vann eller kloakk o.l.

Kartvarsling: Man kan markere et område på et kart, og få sendt ut SMS-varsel til alle i det markerte området. Man kan tenke seg at f.eks. feieren kan bruke dette til å varsle når han kommer. 

Varslingen kan også brukes til å sende ut beskjed om møter, påminnelse om å stemme ved valg o.l.

Vibeke Langli forteller at kommunen tidligere hadde et system for SMS-varsling til bønder, f.eks. varsel om å huske å søke om tilskudd innen fristen. Telenor har sluttet å levere denne tjenesten, men nå regner man med å få den på plass igjen med Varsling 24.

Man kan riktignok ikke svare på SMS på et slikt SMS-varsel. For å svare må man ta kontakt med kommunen på annen måte.

Skolen har sitt eget system for SMS-varsling til foreldre. Det fungerer veldig fint. Alle leser beskjedene sine når de får dem på SMS.

Bli varslet!

Varsling 24 brukes til utsendelse av meldinger til innbyggere via SMS og telefonoppringing. I noen tilfeller kommer ikke varslingen ut til alle berørte abonnenter. Det kan være fordi:

Har du nylig flyttet?
Har du mobiltelefon registrert på arbeidsgiver?
Har du hemmelig telefonnummer?

Tove Schei ber derfor alle om å gå inn på siden varslemeg.no, og sjekke at de er registrert der med riktig kontaktinformasjonen.

Forbedre, fornye og forenkle

Rindal kommune har jobbet med digitalisering i flere år, og prosessen pågår fremdeles i stort tempo. Det stilles store krav til digitalisering i kommunene fra egen Stortingsmelding med «Digital agenda» og Digitaliseringsskrivet som kom på november i 2016. I Rindal kommune legges det ned mye arbeid i denne digitaliseringsprosessen, og gevinstene kommer etter hvert som arbeidet i kommunen effektiviseres. Med fokus på brukeren (les innbygger), blir tjenestene samtidig gjort enklere og mer tilgjengelig for innbyggerne.

FFF - Forbedre, Forenkle og Fornye - har vært, og er fremdeles, viktige stikkord i prosessen!

Bildet over: Vibeke Langli i Rindal kommunes papirarkiv. Arkivet inneholder dokumenter datert fram til 2015.